Автоматизация документооборота: зачем она нужна и как работает

Главная → Внедрение CRM → Автоматизация документооборота: зачем она нужна и как работает

Современные компании ежедневно сталкиваются с необходимостью обработки большого объема документов — договоров, счетов, актов выполненных работ, накладных и прочих официальных бумаг. Ручная обработка документации отнимает много времени и сил сотрудников, повышает риск ошибок и замедляет рабочий процесс. Именно здесь приходит на помощь автоматизация документооборота.

Зачем нужна автоматизация?

Снижение издержек. Процесс автоматизации позволяет сократить расходы на оплату труда персонала, занимающегося рутинной работой с документацией.
Повышение точности и скорости работы. Автоматизированный документооборот минимизирует ошибки, возникающие вследствие человеческого фактора, и ускоряет обработку документов до нескольких секунд.
Улучшение прозрачности процессов. Система фиксирует каждый этап движения документа, позволяя руководству отслеживать выполнение задач и контролировать работу сотрудников.
Оптимизация рабочего процесса. Благодаря автоматизированным инструментам сотрудники освобождаются от выполнения однообразных операций, что позволяет сосредоточиться на стратегических задачах.

Как работает система автоматизации документооборота?

Система состоит из следующих этапов:

Загрузка документа (сканирование, распознавание текста).
Распределение документа между ответственными сотрудниками.
Подтверждение факта получения и исполнения.
Формирование отчетов и аналитика.

После загрузки документ автоматически распределяется среди сотрудников согласно заданным правилам и приоритетам. Каждый сотрудник получает уведомление о поступлении задания и имеет возможность оперативно ознакомиться с документом и подтвердить исполнение.

Хотите попробовать систему автоматизации документооборота бесплатно? Попробуйте нашу платформу прямо сейчас — первые две недели абсолютно бесплатны! После окончания пробного периода стоимость составит от300 рублей в месяц за одного сотрудника. Не упустите шанс оптимизировать рабочие процессы уже сегодня!